¿Mando el archivo o mando el link?

Cuando compartes un archivo que vive en OneDrive o en SharePoint, tienes dos maneras de hacerlo, y desde la bandeja de entrada se ven casi iguales: un correo "con el archivo". Por dentro son muy distintas.

• Un enlace apunta al archivo que ya existe. Quien lo abre trabaja sobre ese mismo archivo, en su versión más reciente.
• Una copia es un archivo nuevo, aparte del tuyo. Lo que la otra persona cambie en su copia no regresa a tu archivo.

Ninguna es mejor siempre. Dos preguntas deciden:

1. ¿La otra persona va a cambiar el archivo? Si sí, y quieres sus cambios, manda un enlace. Con copias terminas juntando versiones a mano: presupuesto_final.xlsx, presupuesto_final_v2.xlsx, presupuesto_final_ahora_si.xlsx.
2. ¿Necesitas que vean una foto fija? Si mandas un reporte ya cerrado que no debe cambiar, una copia guarda cómo estaba ese día. Con un enlace verían lo que el archivo diga cuando lo abran.

Inténtalo

Piensa en un archivo que mandaste esta semana. ¿Mandaste enlace o copia? ¿Era lo que convenía? Descríbele a tu Maestro un archivo que mandaste esta semana. No hace falta que pegues el contenido: basta con decir qué era, a quién y para qué.

Lo que te ofrece Outlook

Outlook te hace esta pregunta casi cada vez que adjuntas algo. Según la ayuda de Microsoft:

• Si eliges un archivo de tu computadora, se adjunta una copia.
• Si eliges un archivo de OneDrive o de SharePoint, puedes mandar un vínculo o una copia. El vínculo hace que el correo pese poco.
• Si adjuntas un archivo de tu computadora, también puedes subirlo a OneDrive antes de mandarlo, y entonces viaja como vínculo. Microsoft lo recomienda para colaborar, porque así todos trabajan en la misma versión del archivo, la más actualizada, y para archivos demasiado grandes para mandarse adjuntos.

Con un vínculo, además, decides quién puede hacer qué. En una empresa, de forma predeterminada todas las personas de tu organización pueden editar el archivo vinculado. Para cambiarlo, junto al nombre del archivo adjunto hay un menú con estas opciones: La organización puede editar, La organización puede ver, Los destinatarios pueden editar y Los destinatarios pueden ver. Si solo quieres que lo lea quien recibe el correo, la última es la tuya.

Las opciones cambian un poco entre el nuevo Outlook, el clásico y la versión web, pero las ideas son las mismas.

Cuando el enlace no va a abrir

Hay una tercera pregunta, y es la que más se olvida: ¿la otra persona puede abrir el enlace? Un archivo guardado en un sitio de SharePoint al que solo tú tienes acceso no se abre para nadie más. Microsoft explica que, si el nuevo Outlook detecta que los destinatarios no podrán ver el archivo, el vínculo aparece resaltado en rojo con un ícono de advertencia, y te ofrece Administrar acceso para resolverlo. En el Outlook clásico, el aviso sale debajo del nombre del archivo y te ofrece adjuntarlo como copia.

Así que, antes de mandar un enlace a alguien de fuera de tu empresa, mira que no salga en rojo. Si sale, decide: le das acceso o le mandas una copia, sabiendo que la copia ya no cambia con tu archivo.

Si no sabes qué permiso elegir para un caso tuyo, pregúntale a tu Maestro antes de mandar el correo.