¿OneDrive, SharePoint o Teams? ¿Dónde quedó lo que subió mi compañera?
Pon OneDrive, SharePoint y Teams en un mismo mapa y elige cómo traer a tu computadora una biblioteca de tu equipo.
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En muchas oficinas, "lo subí a la nube" puede querer decir tres cosas distintas. Las tres son de Microsoft 365 y se sincronizan con la misma app de OneDrive, así que es normal revolverlas. Esta es la diferencia que importa:
- OneDrive es tu espacio: tus archivos, los que tú guardas. Lo que vimos en las páginas anteriores.
- SharePoint guarda los archivos de un equipo o un área en bibliotecas de documentos. Una biblioteca no es de una persona, es del sitio del equipo.
- Teams es donde tu equipo conversa, y sus archivos no viven en Teams. Microsoft explica que lo que subes a un canal se guarda en la carpeta de SharePoint del equipo, y lo encuentras en la pestaña Compartido de ese canal. Lo que mandas en un chat se guarda en tu OneDrive del trabajo y solo se comparte con las personas de esa conversación.
Así que un archivo de un canal de Teams y uno de la biblioteca de SharePoint del equipo están en el mismo lugar. Cuando Ana dice "lo subí a SharePoint" o "lo dejé en el canal", lo subió a una biblioteca del equipo. No aparece solo en tu computadora. Tienes dos caminos para traerla:
Un canal de Teams
pestaña Compartido
Biblioteca de SharePoint del equipo
donde viven los archivos del canal
¿Cómo la traes a tu computadora?
Camino 1 de 2: Sincronizar
Carpeta con el nombre de tu organización
solo en este dispositivo
Sigue en: La abres desde el Explorador de archivos
Camino 2 de 2: Agregar acceso directo
Dentro de tu OneDrive
en todos tus dispositivos
Sigue en: La abres desde el Explorador de archivos
La abres desde el Explorador de archivos
| Sincronizar | Agregar acceso directo a tu OneDrive | |
|---|---|---|
| ¿Dónde aparece? | En una carpeta con el nombre de tu organización | Dentro de tu carpeta de OneDrive |
| ¿En qué dispositivos? | Solo en el que la sincronizaste | Donde uses tu OneDrive |
| ¿Usa tu almacenamiento de OneDrive? | La página de Microsoft no lo dice | No |
| ¿Qué recomienda Microsoft? | — | Esta, cuando está disponible |
Microsoft recomienda el acceso directo porque te sigue a cualquier dispositivo donde abras tu OneDrive, mientras que la sincronización queda atada a una computadora, y porque dice que funciona mejor. Y ya viste en la página anterior la otra ventaja: si un día no la necesitas, quitar el acceso directo no afecta a nadie.
Si sincronizas, la carpeta no la eliges tú. Microsoft dice que los archivos se sincronizan con una carpeta de tu PC que tiene el nombre de la organización, y pone de ejemplo %userprofile%\Contoso: %userprofile% es tu carpeta personal y Contoso es su empresa de ejemplo. Esa carpeta aparece sola en el panel izquierdo del Explorador, y no se puede elegir otra ubicación. En Mac, Microsoft dice que la biblioteca sincronizada aparece en Finder con el nombre de tu organización, y cada biblioteca sincronizada en su propia subcarpeta.
Cuidado: Un solo camino por biblioteca
Microsoft no deja usar los dos caminos en la misma biblioteca: si ya agregaste un acceso directo a una carpeta de ella, Sincronizar falla con este mensaje: "Lo sentimos, no podemos sincronizar esta carpeta. Ya está sincronizando un acceso directo a una carpeta de esta biblioteca compartida". Y si ya la sincronizaste, no puedes agregar el acceso directo. Para cambiar de camino, primero quitas el que tienes.
Tres señales que vas a ver
- Un candado en los archivos sincronizados. Microsoft explica que se sincronizan como solo lectura: puede que no tengas permiso para editarlos. Si los cambias en tu computadora, tus cambios no se sincronizan. Para tener permiso, habla con quien administra el sitio.
- "¿Qué biblioteca desea sincronizar?" Si al dar Sincronizar ves esa pregunta, el sitio no está configurado para la app de OneDrive. No es algo que arregles tú: avísale a tu área de TI.
- Un archivo de Teams que no encuentras. Primero pregúntate si te llegó por un chat o por un canal. El del canal está en la biblioteca del equipo; el del chat está en el OneDrive de quien lo mandó, compartido con las personas de esa conversación.
Inténtalo
Piensa en el último archivo que te pasó alguien de tu equipo. ¿Estaba en su OneDrive, en una biblioteca de SharePoint o en Teams? ¿Cómo lo abriste? Si no sabes distinguirlo, cuéntale a tu Maestro cómo te llegó.