Nube azul o círculo verde: ¿qué significa cada ícono de OneDrive?
Lee los estados de un archivo sincronizado y decide cuáles abren sin internet y cuáles ocupan espacio.
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En el avión del inicio, el archivo con nube azul no abría. Ahora vas a ver los estados en los que puede estar un archivo de una carpeta sincronizada, para que con un vistazo sepas si abre sin internet y si ocupa espacio en tu disco.
La idea de fondo: tu carpeta de OneDrive te muestra todos tus archivos, aunque no todos estén en tu disco. Algunos son solo una especie de aviso de que el archivo existe en la nube; se bajan en el momento en que los abres. Microsoft llama a esto Archivos a petición. Google Drive tiene una idea parecida con otro nombre. Elige tu nube:
| Estado | ¿Ocupa espacio en tu disco? | ¿Abre sin internet? | Cómo llega ahí |
|---|---|---|---|
| Solo en línea | No | No | Es como llegan los archivos que se crean en línea o en otro dispositivo |
| Disponible localmente | Sí | Sí | Lo abriste y se descargó |
| Siempre disponible | Sí | Sí | Lo marcaste para mantenerlo siempre en el equipo |
Puedes cambiar un archivo o una carpeta de estado con clic derecho:
- Mantener siempre en este dispositivo lo baja y lo deja en tu disco.
- Liberar espacio lo vuelve solo en línea: deja de ocupar espacio en tu disco, pero sigue en la nube. No lo borra.
Más abajo ves cómo se ve cada estado en Windows y en Mac.
La app Drive para computadoras te deja elegir entre dos modos para tu unidad. La ayuda de Google en español los llama Reproducir archivos y Replicar archivos:
| Modo | Dónde están los archivos | ¿Ocupa espacio en tu disco? |
|---|---|---|
| Reproducir | Sobre todo en la nube; los ves en una unidad virtual de tu computadora | Poco: lo que abres, que queda disponible sin conexión |
| Replicar | Una copia completa en una carpeta de tu computadora, y en la nube | Sí, todo |
Al reproducir pasa lo mismo que con un archivo solo en línea de OneDrive: lo ves, pero se baja hasta que lo abres. Si quieres un archivo o una carpeta sin conexión, Google indica dar clic derecho y elegir Acceso sin conexión y luego Disponible sin conexión. En la página de Google Drive de este módulo ves los dos modos con más calma.
Cómo se ven en tu pantalla
En OneDrive, cada archivo lleva un ícono pequeño que te dice su estado. Microsoft los describe un poco distinto en Windows y en Mac, así que elige tu sistema. En los dos sistemas, la nube quiere decir que el archivo no está en tu disco, y el círculo con la marca de verificación quiere decir que se queda ahí aunque no tengas internet. Si una palabra de tu menú no es idéntica a la de aquí, fíjate en la idea: Microsoft mismo escribe a veces "Conservar siempre en este dispositivo" en lugar de "Mantener", y es la misma opción.
En el Explorador de archivos, según la ayuda de Microsoft:
| Ícono | Estado |
|---|---|
| Una nube azul | Solo en línea |
| Una marca de verificación verde | Disponible localmente |
| Un círculo verde con una marca de verificación blanca | Siempre disponible |
Archivos a petición pide Windows 10 versión 1709 o posterior, y Microsoft dice que está activado de forma predeterminada desde la versión 23.066 de OneDrive. Funciona igual con tu OneDrive personal, el del trabajo y las bibliotecas de SharePoint que sincronizas.
En Finder, con macOS 12.1 o posterior, Microsoft describe así los estados:
| Ícono | Estado |
|---|---|
| Una nube con una flecha hacia abajo debajo del documento | Solo en línea |
| El documento con una línea gris horizontal debajo | Disponible localmente |
| Un círculo con una marca de verificación | Siempre disponible |
Archivos a petición pide macOS 10.14 o posterior y un disco con formato APFS. Microsoft aclara que la configuración de Archivos a petición es de cada dispositivo: si usas dos computadoras, se activa en cada una.
Fíjate en el detalle que más confunde: Liberar espacio no es borrar. La palabra "liberar", junto a "espacio en disco", suena a tirar algo a la basura. Lo que hace es lo contrario de Mantener siempre en este dispositivo: deja el archivo solo en la nube, listo para bajarse otra vez cuando lo abras con internet. Microsoft lo dice directo: cambiar un archivo a solo en línea no lo elimina de OneDrive, y lo sigues viendo en la web y en el celular.
Tres sorpresas que ya no te van a tomar desprevenido
- Lo que crean otros llega en la nube. Microsoft explica que los archivos que se crean en línea o en otro dispositivo aparecen como solo en línea, para ahorrar espacio. Si Ana sube un archivo a una carpeta que comparten, a ti te llega con la nube azul. La excepción: si marcaste la carpeta como Mantener siempre en este dispositivo, lo nuevo que entra a ella se descarga solo.
- Lo que abriste no se queda para siempre. En Windows, si tienes activado el Sensor de almacenamiento, los archivos disponibles localmente vuelven a ser solo en línea después del tiempo que elegiste. Por eso existe Mantener siempre: es la única marca que promete que el archivo se queda.
- Buscar encuentra el nombre, no el contenido. La búsqueda de tu computadora encuentra los archivos solo en línea por su nombre, pero no busca dentro de ellos, porque no están en tu disco. Si buscas una palabra que sabes que está en un documento y no aparece, puede ser eso.
Inténtalo
Abre tu carpeta de OneDrive o de Google Drive y busca un archivo en cada estado. ¿Cuáles abrirías en un avión? Si ves un ícono que no reconoces, descríbeselo a tu Maestro.